Преимущество ордерного склада перед обычным в 1С Управление Торговлей

Грамотная организация логистики склада и бухгалтерский документооборот помогает повысить эффективность работы любой компании. На функционирование мест хранения продукции влияет особенности бизнеса. Программа 1С:Управления торговлей позволяет настроить учет первичных документов несколькими способами — ордерным и безордерным (обычным).

 

В чем особенности каждого метода?

В программе 1С:Управление торговлей можно настроить безордерный и ордерный приход или расход товара. В первом случае регистрация складского учета проводится на основании финансовых документов. Действия склада и бухгалтерии не согласованы. Бухгалтер может оприходовать первичные документы, а заведующий складскими помещениями даже не приступал к проверке и пересчету груза.

В отдельных компаниях процесс поступления и отгрузки партии груза расписан по времени, поэтому бизнес-процесс организовывается по второму варианту. Ордерный метод помогает четко разделить обязанности финансового отдела и мест хранения, грамотно управлять логистическими данными. Ордерный склад необходим для приемки или отгрузки продукции раньше или позже даты формирования бухгалтерских документов в 1С:Управление торговлей. Менеджер будет видеть всегда актуальную информацию по остаткам продукции.

 

В каких случаях используется ордерный склад?

Например, компания занимается реализацией кондитерской продукцией. Быстро разгрузить и проверить товар не получиться. Кладовщик должен проверить наличие каждого наименования и сверить с количеством. Сотрудник склада может выявить недостачу груза. Если оформлять только по финансовым документам, то фактическое количество продукции не будет соответствовать заявленному. Складской учет будет нарушен, а в 1С — неправильно отражаться остатки товара.

Оптимальный вариант документооборота — использование ордерной схемы. Преимущества ордерного склада:

·        Движение продукции по факту и первичных документов происходит не одновременно.

·        Действия работников склада не связаны с бухгалтерией.

·        Разделение учета первичной документации на складскую (приходный или расходный ордер) и финансовую (поступления товаров, реализация товаров и услуг).

·        Перемещение продукции по местам хранения можно отследить только по ордерам.

Поэтому крупные компании выбирают ордерный («двухфазный») метод документооборота

 

Как настроить работу с ордерным складом в 1С:УТ?

Для правильного бухгалтерского учета следует правильно выполнить настройку программы. Выбираем в главном меню «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка» и переходим в подменю «Склад». Для корректной работы следует выполнить следующие действия:

1.     Активировать функцию «Ордерные склады».

2.     Определить порядок формирования документов — ордерную схему. В нашем примере сначала создаем заказ, затем ордер, а накладную — в последнюю очередь.

3.     Выбрать ответственное лицо. За формирование расходного ордера будет отвечать кладовщик.

4.     Определить порядок формирования документа «Поступление товара».

 

После проведенных настроек переходим в раздел основного меню «НСИ и администрирование» и выбираем подменю «Склады и магазины».

 

 

Необходимо создать новый вид места хранения — ордерный склад. В форме «Склады и магазины» нажать кнопку «Создать» и выбрать «Оптовый склад». Можно изменить настройки уже созданного обычного склада.

 

После выбора открывается форма для создания объекта, в поле «Наименование» вводим «Ордерный склад».

 

Затем выбираем вкладку «Ордерная схема и структура». Чтобы получить корректный документооборот, следует активировать функции даты поступления и отгрузки. Необходимые настройки выполнены.

 

 

Последовательность создания документов в 1С:Управление торговлей

Следует обратить внимание на ордерную схему, которая помогает разделить операции по движению товаров. «Двухфазная» схема состоит из финансового и складского документооборота. Для правильного учета продукции на складе создают приходный и расходный ордера. Отследить финансовые расходы и прибыль можно по документам: поступление товаров и реализация товаров и услуг.   

Рассмотрим последовательность документа оборота по ордерной схеме на примере документа «Заказ поставщику». Создаем заказ поставщику. В главном меню выбираем «Заказы» — «Заказы поставщикам».

 

 

 

В журнале заказов формируем новый документ.

 

 

В форме «Заказ поставщику» следует выбрать место хранения — «Ордерный склад».

 

Во вкладке «Товары» добавить продукцию, которую необходимо внести в 1С:Управление торговлей. Затем нажать кнопку «Провести и закрыть документ».

 

 

Заказ поставщику создан. Согласно схеме, которая была определена при первичных настройках, требуется создать приходный ордер. Возвращаемся в раздел «Склад и доставка» — «Приемка».

 

Открывается форма «Приемка товаров на склад», которую следует заполнить. Выбираем место хранения — ордерный склад. Состояние заявки — «Ожидается приемка».

 

Автоматически загружаются все заказы поставщикам со статусом «Ожидается поступление».  

 

Для создания приходного ордера нажимаем кнопку «Создать ордер». Документ заполняется автоматически из документа «Заказ поставщику». Провести и закрыть документ.

 

Оформление документа приобретения

В журнале «Заказы поставщикам» создаем документ «Приобретение товаров и услуг».

Проверить поступление товаров на ордерный склад можно в отчете «Остатки и доступность товара»

 

 

Подведем итоги

Ордерный склад — это специальный вид места хранения продукции, в котором документооборот ведется другим способом, в отличие от обычного. Важно правильно провести настройки в программе 1С:Управление торговлей, это позволит:

·        Работать с актуальными остатками в программе 1С:УТ.

·        Вести оперативную приемку или отгрузку груза сразу несколькими сотрудниками.

·        Разграничить ответственность сотрудников склада и финансового отдела.

·        Приход — только по факту проверенную продукцию.

Настройки ордерного склада помогут улучшить работу любой компании, потому что программе будет отражаться только проверенная информация.